Kva er personopplysningar?
Døme på personopplysningar er namn, kallenamn, alder, fødselsdato, fødestad, kjønn, høgde, vekt, augefarge, foto, familieforhold eller sivil status. Utdanning, seksuell legning, domfelling for straffbare forhold og medlemsskap i fagforeining vert òg rekna som personopplysningar. Fleire døme er noverande og tidlegare arbeidsstadar, formue, gjeld, inntekt, bilnummer og kjøps- og betalingshistorikk. Formelle opplysningar som adresse, passnummer, personnummer, statsborgarskap, e-postadresse og telefonnummer er òg personopplysningar.
Det er ikkje berre faktaopplysningar som er personopplysningar. Vurderingar som er gjort om ein person er òg personopplysningar.
Korleis innhentar vi personopplysningar?
- Frå deg sjølv, når du kontaktar oss eller søkjer om/brukar ei teneste.
- Frå eigne tilsette, til dømes elevvurdering, diagnose frå lege.
- Frå andre instansar. I nokre tilfeller krev dette at du samtykkjer i at vi kan hente inn opplysningane, i andre tilfeller er det ein lovheimel for at vi kan gjere det utan at du vert informert om at vi gjer det.
Her finn du informasjon om korleis vi handterer opplysningar som vert sendt inn via elektroniske skjema.
Kva brukar vi personopplysningane til?
Vi treng opplysningar om deg for å kunne behandle sakene dine på rett måte og for å kunne gje deg tenestene du har rett på eller ønskjer frå kommunen.
Informasjonskapslar (cookies)
Når du brukar nettstaden hyllestad.kommune.no vil det bli lagra enkelte opplysningar på datamaskina di eller mobiltelefonen i små tekstfiler, kalt informasjonskapslar.
Informasjonskapslar vert blant anna brukt til å gi brukarane tilgang til ulike funksjonar på nettstaden og er ein vanleg metode for å logge kva sider brukarane besøker. Opplysningane vert brukte for å betre brukaropplevinga.
Lagring og behandling av desse opplysningane er ikkje lovleg med mindre du er informert om, og har gitt samtykke til, kva opplysningar som vert behandla, kva som er føremålet med denne behandlinga og kven som behandlar opplysningane, jf. ekomlova § 2-7b.
Ved å gå inn og hente informasjon og/eller bruke tenester på våre nettsider, samtykker du i at det vert sett informajsonskapslar i nettlesaren din – i og med at dei fleste nettlesarar er innstilt slik at dei automatisk aksepterar cookies.
Informasjon om informasjonskapslane vert vist på botnen av nettstaden i ei melding. Du kan velje å ikkje syne denne meldinga neste gong du besøker nettstaden.
For meir informasjon, sjå nettvett.no: Slik administrerer du bruken av informasjonskapslar (cookies).
Bruk av søkefelt på nettsidene
Hyllestad kommune lagrar informasjon om søkeord som du skriv inn i søkefeltet på nettsidene. Føremålet med lagringa er å gjere informasjonstilbodet vårt betre. Det er berre søkeordet som vert lagra og det kan ikkje knytast til andre opplysningar om deg, som til dømes IP-adresse.
Fann du det du leitte etter?
Nedst i artiklane på nettsidene finn du ein funksjon der du kan gje tilbakemelding om du fann informasjonen du leitte etter, eller ikkje. Vi brukar tilbakemeldingane til å betre innhaldet på nettstaden. Brukar du denne funksjonen, vert det lagt igjen ein FormCookie på datamaskina di. Dette er ei anonym tilbakemelding. Vi kan ikkje spore tilbakemeldinga utan at du skriv namnet eller e–postadresse di i tilbakemeldingsfeltet. Tilbakemeldinga du sender til oss vert lagra databasen vår. Vi ber deg om å ikkje registrere sensitiv informasjon, då funksjonen ikkje er sikra (kryptert).
Nettstatistikk
Hyllestad kommune samlar inn anonymiserte opplysningar om dei som besøker nettsidene våre. Føremålet er å utarbeide statistikk som vi brukar til å betre og vidareutvikle informasjonstilbodet. Døme på slike opplysningar er kor mange som har besøkt ulike sider, kor lenge besøket varte, kva nettsider brukarane kom ifrå og kva nettlesarar som var nytta.
Opplysningane vert behandla i anonymisert og aggregert form slik at vi ikkje kan spore opplysningane tilbake til den einskilde brukar. Vi nyttar analyseverktøyet Google Analytics i statistikkarbeidet.
Saksbehandling og arkiv
Hyllestad kommune nyttar eit sak- og arkivsystem med elektronisk journalføring og elektronisk lagring av dokument. Sak- og arkivsystemet følger den offentlege standarden NOARK. I tillegg brukar vi andre fagsystem i dei andre tenestene som ikkje følger NOARK.
Det vert registrert ulike typar personopplysningar i sak- og arkivsystemet og andre fagsystem. Hyllestad kommune har fullstendig oversikt over kva opplysningar som vert samla inn. Registrering, lagring og oppbevaring skjer i samsvar med reglane i arkivlov, helseregisterlov og andre aktuelle lover.
Som ein del av den pålagde saksbehandlinga hentar og utleverer Hyllestad kommune i nokre tilfelle opplysningar frå andre institusjonar på eige initiativ etter lovheimel (forvaltningslova §17).
Ved krav om innsyn vert personopplysningane utlevert i samsvar med personopplysningslova, helselovene, offentleglova og forvaltningslova og andre særlover. Det er utarbeidd tryggleikstiltak og rutinar for system som inneheld personopplysningar og særlege tiltak for dei systema som inneheld sensitive personopplysningar.
Hyllestad kommune gjer dei offentlege journalane sine tilgjengelege for publikum på heimesida. Ein journal er systematisk og fortløpande registrering av inngåande og utgåande dokument som vert registerert i sak- og arkivsystemet. I offentlegheitslova § 7. jf § 6 fjerde ledd er det spesifisert ein del opplysningar som ikkje skal leggjast ut i ein offentleg journal. Etter tre månader vert journalar fjerna frå heimesida. Det er berre opplysningar som vert journalført i sak- og arkivsystemet som er tilgjengeleg i offentleg journal, og ikkje journalføringar i andre fagsystem.
E-post og telefon
Hyllestad kommune nyttar e-post og telefon som ein del av det daglege arbeidet for å oppfylle kommunen sine lovpålagde oppgåver. Eventuelle personopplysningar som kjem fram i samtalar over telefon eller på e-post vil kunne verte journalførte. Desse opplysningane vert i så fall handsama som omtala over («saksbehandling og arkiv»).
Den einskile saksbehandlar er ansvarleg for å slette meldingar som ikkje er nødvendige og minst kvart år gå gjennom og slette innhald som ikkje er nødvendig i e-postboksen. Om tilsette sluttar i jobben vert e-postkontoen sletta, men einskilde e-postar som framleis er relevant for saksbehandlinga kan verte overførte til rett lagringsplass.
Det vert ikkje sendt sensitive personopplysningar på e-post. Om ein likevel får e-post med sensitive personopplysningar vert e-posten ikkje sendt vidare, men teken ut av e-postsystemet og journalført på vanleg måte.
Vi vil gjere deg merksam på at vanleg e-post ikkje er kryptert. Vi oppmodar deg derfor til å aldri sende teiepliktige, sensitive eller andre fortrulege opplysningar på e-post.
Telefonsamtalar (telefonnummer frå og til, samt tidspunkt) vert logga i telefonsystemet vårt. Denne loggen er nødvendig for administrasjon og drift av systemet. I tillegg vert loggen brukt som grunnlag for statistikk, til dømes for å finne døgn- eller årstidstoppane på telefonkontakt. Loggane vert sletta etter eit år. I tillegg har dei tilsette oversikt over dei siste samtalane på telefonane sine.
Elektroniske skjema
Hyllestad kommune har eit sett med elektroniske skjema som er tilgjengelege frå nettsidene. Skjemaløysinga vert drifta av ein ekstern leverandør og vi har databehandlaravtale med denne. Skjema vert overført kryptert til sak- og arkivsystemet vårt.
> Her finn du informasjon om korleis vi handterer opplysningar som vert sendt inn via elektroniske skjema.
Opplysningar om tilsette
Hyllestad kommune behandlar personopplysningar om dei tilsette i kommunen for å kunne administrere løn og personalansvar med omsyn til personopplysningslova § 8. første ledd og § 8 a), b) eller f) samt § 9 a), b) og f). Det vert registrert nødvendige opplysningar for å kunne betale ut løn, grunndata, lønsnivå, tidsregistrering, skatteprosent og skattekommune og medlemskap i fagforeining, refusjonar og sjukefråvær. Opplysningar om namn, stilling og arbeidsområde vert rekna som offentlege opplysningar og kan verte publiserte på heimesida.
Personalmapper vert lagra i sak- og arkivsystemet.
Logging i IKT-system
Hyllestad kommune har vanlege sikkerheitsloggar i IKT-systema/fagsystema sine. Det er dei tilsette sin bruk av systema som vert registerert. Det vert ikkje gjeve meir informasjon om dette på grunn av tryggleiken til IKT- systema våre.
Det rettslege grunnlaget for desse loggane er krav om loggar som ein finn i personopplysningslova §§ 2-8 og 2-14, og personopplysningslova § 8 f), for å ta vare på verksemda si sikring av andre informasjonsverdiar enn personopplysningar.
Innsyn og rettar
Alle som spør, har rett til grunnleggande informasjon om behandlinga av personopplysningar i ei verksemd etter personopplysningslova si § 18 1. ledd. Hyllestad kommune vil sende ut oversikt over behandlingar innanfor dei ulike tenesteområda ved førespurnad.
Dei som er registrerte i eit avHyllestad kommune sine IKT-system har rett til innsyn i eigne opplysningar. Vedkommande har òg rett til å be om at urette, ufullstendige eller opplysningar som Hyllestad kommune ikkje har lov til å behandle vert retta, sletta eller supplerte. Krav frå den registrerte skal verte svart på utan kostnad og seinast innan 30 dagar. Du kan be om innsyn ved å kontakte kommunen på telefon 57 79 50 19 eller via e-post: postmottak@hyllestad.kommune.no
Kontaktinformasjon
Personvernombod
Hyllestad kommune har i samarbeid med ni andre kommunar i Ytre Sogn og Sunnfjord (SYS-kommunar) tilsett personvernombod. Du kan kontakte personvernombodet om du treng hjelp eller det er noko du lurar på om kommunen si lagring av personopplysningar eller personvern.
Personvernombod for SYS-kommunane er Carl Nyborg-Christensen. Kontaktinformasjon til personvernombodet er:
> Her kan du lese meir om personvernombodet for SYS-kommunane
Sentrale lover
- Personopplysningslova regulerar kommunen si behandling av personopplysningar.
- Offentleglova med forskrifter inneheld reglar for når eit dokument er offentleg tilgjengeleg, og når eit dokument skal unntakast offentlegheita. Hyllestad kommune praktiserar meiroffentlegheit. Det vil seie at kommunen så langt det er mogleg vel at dokument skal vere offentleg. Dokument som er offentlege er tilgjengeleg i postjournal på heimesida.
- Forvaltningslova inneheld saksbehandlingsreglar for korleis saka di vert behandla. Som part i saka har du særskilde rettar, blant anna om innsyn i saksdokumenta.
- Arkivlova gjev reglar for korleis arkivskapar skal behandle og oppbevare saksdokument, og reglar for avlevering til arkivinstitusjon.
- Helseregisterlova inneheld reglar om korleis helseopplysningar skal behandlast, dette omfattar korleis dei vert sikra, kven som har tilgang og om dei kan utleverast til andre.
- Særlover